Planejamento Estratégico: O Sabia

O SABIA

SISTEMA ADIMINISTRATIVO BUROCRÁTICO PARA INICIO DA LEI ALDIR BLANC – SABIA

PREFEITURA DE NOVA IGUAÇU

SECRETARIA DE CULTURA

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PARA EXECUÇÃO DA LEI ALDIR BLANC

O planejamento estratégico é o começo de tudo. É a visão do futuro da organização, que se estrutura nos fatores ambientais externos, e nos fatores internos. É onde definimos os valores, visões e missão da organização

É importante ressaltar que apesar de o Planejamento Estratégico ser criado para um horizonte de até 10 anos, é essencial que ele seja revisado e atualizado constantemente. Se isto não ocorrer, os planos sofrem um sério risco de ficarem obsoletos

PROPOSTA AUGUSTO VARGAS

Teoria das organizações: Conhecimento humano que tem como missão o estudo em geral das organizações.

METODOLOGIA ADOTADA

CRIAÇÃO DE FORÇA TAREFA ORGANIZADA POR DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR FASES DO PROCESSO

E POR PROJETOS DE FORMA MISTA (ESTRUTURA FUNCIONAL + ESTRUTURA Divisional)

MUDANÇA SIGNIFICATIVA NO AMBIENTE DE TRABALHO, POREM AS AÇÕES SÃO PROVISÓRIA E DE CURTA DURAÇÃO AO ATINGIR OS OBJETIVOS PROPOSTOS OS MEMBROS RETORNAM ÀS SUAS ATIVIDADES DE ORIGEM

Referencia dos tipos de estrutura funcional e divisional.

ESTRUTURA FUNCIONAL: Cria setores formados por especialistas de uma determinada função. Conhecimentos similares para a produção, estabilidade e pouca mudança. Desvantagens: Isolamento em relação a outros departamentos, sobre pressão criam diversas barreiras, conflitos entre outros departamentos, limitação de autoridade tomadas por decisões dos Administradores

ESTRUTURA DIVISIONAL: Produz diferentes produtos e serviços, propiciando alcançar diferentes resultados esperados.

ALGUNS CONCEITOS TEÓRICOS:

A política organizacional, determina e molda o relacionamento da organização com o mercado em sua contribuição rumo ao êxito através de mudanças. Para organização e reorganização de uma empresa é fundamental a definição de seu negócio e missão, pois define e justifica sua existência, o negócio e totaliza a síntese da mensagem que a empresa pretende transmitir aos seus clientes

DEPARTAMENTALIZAÇÃO

Surge a necessidade a medida em que as atividades se tornam maiores e mais diversificadas forçando dividir as principais atividades e tarefas, transformando em responsabilidades departamentais ou divisionais.

O desenho departamental constitui uma característica fundamental partindo do princípio da divisão do trabalho.

Departamentos, divisões ou equipes.

Tipos de abordagens.

DEFINIÇÃO DE VALORES O que valorizamos e por que fazemos.

Valores organizacionais são crenças e atitudes que dão uma personalidade à empresa, definindo uma "ética" para a atuação das pessoas e da organização como um todo.

Valores: Diplomacia; direito ao controverso, com cordialidade; construção coletiva de forma mais horizontal possível; honestidade; transparência; qualidade e valorização das pessoas internas e externas; espirito de grupo; responsabilidade; comprometimento; ambiente pacífico; pragmatismo e objetividade com velocidade, dentro do possível; sensibilidade; pesquisa e analises; tecnologias; generosidade; respeito; integridade; inteligência; qualidade de vida e flexibilidade.

GERAÇÃO DE VÍNCULOS DE RESPONSABILIDADE

Conjunto de valores expressos por parte do grupo, o qual através da produção de ações, gera a capacidade de impactar pessoas ou grupos a elas são relacionadas em diferentes graus. Situações não obviamente similares geram a necessidade da busca por um ambiente que permita o equilíbrio das diferenças e maior interação.

PROPOSTA DE CRIAÇÃO DE SISTEMA PARA SE IMPLEMENTAR NA SEMCULT AFIM DE EXECUTAR A LEI ALDIR BLANC

Organização de procedimentos e regras estabelecidas que buscam bons resultados: Metas, objetivos e funções especificas que se caracterizam em um sistema. O que fazemos.

1- Análise e reconfiguração do espaço físico por meio de um novo layout para possibilitar a entrada de novos membros, mobiliários e insumos.

A reorganização do ambiente de trabalho teve a finalidade de encontrar ponto de equilíbrio entre as equipes existentes, novos equipamentos, mobiliários e insumos que influenciarão o campo psíquico, interferindo beneficamente no comportamento, aumentando a produtividade e racionalização do fluxo de trabalho, reduzindo o tempo de produção, propiciando melhores condições para de trabalho em razão da racionalização do espaço, bem como utilizando tudo que está disponível ou que se deseja, e seja possível, colocar de novo.

2- Investimento em antenas e novos computadores, suítes e cabeamentos para melhorar as condições de trabalho da equipe.

3- Alguma estrutura de rede conectados eletronicamente (TRELLO)

4- Especialistas para dar suporte na homogeneidade das tarefas e atividades

5- Recursos, humanos e não humanos dentre eles financeiros, materiais, tecnológicos. (Adiantamento em andamento)

METODOLOGIA DE TRABALHO

Optamos pelo sistema aberto, pois ao contrário do sistema fechado, nele existe uma troca de energia, matéria e informação em continuo processo de organização auto suficiente e aprendizado. Maior rapidez nas decisões com os tempos de ciclos operacionais reduzidos e de forma simultânea reduz níveis de hierarquia.

ESTRUTURA BASEADA EM EQUIPES

Equipes multifuncionais como estratégia de ação. Pessoas de vários departamentos que são agrupados para cumprir tarefas especificas e temporárias e para resolver problemas mútuos, pessoas com diferentes habilidades e conhecimentos, por terem participação de dois grupos ou mais.

O SABIA

SISTEMA ADIMINISTRATIVO BUROCRÁTICO PARA INICIO DA LEI ALDIR BLANC – SABIA

Sabiá-laranjeira

Ave popular, citada por diversos poetas como o pássaro que canta na estação do amor, ou seja, na primavera. Foi imortalizado na “Canção do Exílio”, de Gonçalves Dias, juntou-se oficialmente aos outros quatro símbolos nacionais – a bandeira, o hino, o brasão de armas e o selo

TRECHO HINO MUNICIPAL: “Nova Iguaçu! Dos dourados laranjais”.

EQUIPE ESTRATÉGICA Multifuncional – MARCUS MONTEIRO

AUGUSTO VARGAS, ROGÉRIO COSTA, MARCELO PEREGRINO, DIEGO BION, LUIZA CARQUEJA E STÊNIO (ADMINISTRAÇÃO)

Equipe de Planejamento Estratégico, onde definimos as estratégias com foco no longo prazo. Nesta etapa buscamos ter uma visão holística das necessidades para execução da Lei Aldir Blanc e sem entrar muito em detalhes, afinal o Planejamento Estratégico geralmente é feito para um período de 5 a 10 anos e seria bastante complicado e muito pouco provável acertar tantos detalhes para um período tão futuro

E então, a partir deste mapeamento inicial, que definimos as Metas e Objetivos a serem alcançados para execução da Lei Aldir Blanc, dentro do horizonte que está sendo projetado. Atenção! Não estamos falando aqui de objetivos como volume de produção ou metas sobre métodos da rotina do trabalho e sim os Objetivos Estratégicos que pretendemos atingir. Lembre-se que a criação das Metas e Objetivos são facilitar a todos os envolvidos entenderem os processos.

EQUIPE TÁTICA 1- CADASTRO MARCELO PEREGRINO (GERENTE)

EQUIPE TÁTICA 2- HABILITAÇÃO DOCUMENTOS EDITAIS DEBORA (GERENTE)

o Planejamento Tático é a decomposição do Planejamento Estratégico para cada setor, para cada área DA EXECUÇÃO DA LEI ALDIR BLANC.

No Planejamento tático as projeções também são feitas para um período um pouco menor. E nesta etapa vamos ter os planos de produção, planejamento de pessoal e tudo isto resultando na visão geral de entradas e saídas dos setores para o período que está sendo planejado.

EQUIPE TÁTICA

Para facilitar o entendimento, separamos também algumas questões a serem abordadas:

O que fazer?

Dá para fazer?

Vale a pena fazer?

Vai funcionar?

Quando vamos fazer?

A partir do Planejamento Tático temos como saída os Objetivos Táticos para cada unidade específica da organização (produção, finanças (Processo de Adiantamento), de recursos humanos, etc. Estes objetivos devem ser criados de forma a garantir que os Objetivos Estratégicos sejam alcançados.

Alguns exemplos de Objetivos Táticos:

Garantir que os pedidos dos artistas, coletivos e instituições Culturais sejam atendidos em no máximo 05 dias;

Garantir que nenhum projeto com defeito, pendencia entre outros problemas sejam colocados adiante e publicado em D.0;

Garantir que 100% dos funcionários possuam condições para executar os trabalhos demandados;

É fundamental pensar no Planejamento Tático como a conexão entre o Planejamento Estratégico e o Planejamento Operacional

EQUIPE OPERACIONAL 1 CADASTRO (SUPERVISORES)

ALISSON MARQUES, STEFANI LEITE, KARINA GAMA, MARIANE BASTOS, STENIO NOBREGA, DIEGO BION, SILVIA REGINA, EMILIA ROSA,

EQUIPE OPERACIONAL 2 HABILITAÇÃO DOCUMENTAL (SUPERVISORES)

FERNANDA MORAIS, ARIANA SOUTO, DHILAINE, ROBERTA GOMES, JULIA LUZ, SILVIA REGINA, EMILIA ROSA E ANDREI.

O Planejamento Operacional são planos bem mais focados no curto prazo, geralmente elaborados para períodos mais curtos, com as definições de métodos, processos e sistemas a serem utilizados para que a organização possa alcançar os objetivos estratégicos.

Estes são planos bem mais detalhados que as etapas anteriores, especificando as pessoas envolvidas, cada uma de suas responsabilidades, atividades, funções e divisão de tarefas além dos equipamentos e recursos financeiros necessários para colocar os planos em prática.

Como resultado da etapa de Planejamento Operacional geralmente obtemos Planos de Ações e Cronogramas das atividades que precisam ser desenvolvidas dentro do período de tempo que está sendo planejado.

Veja abaixo alguns exemplos de Objetivos Operacionais:

Implantar um sistema de separação e rastreamento das propostas dos editais para habilitação e cadastros para homologação;

Implantar um programa de qualidade e controle total;

Fechar parceria com uma técnicos especialistas para treinamento de equipe.

Na hora de pensar no Planejamento Operacional, algumas questões que podem ajudar são:

Como fazer?

Quem vai fazer?

Qual o prazo esperado?

Quais as ferramentais e recursos necessários?

Quais as alternativas?

Além disto, é essencial uma avaliação dos riscos de cada atividade planejada, bem como a definição de planos de contingência para caso um desses riscos se concretize.

*OBERSEVAÇÃO

As TRÊS equipes promovem autogerenciamento pelos próprios funcionários, o que produz maior satisfação com o trabalho, devido ao maior envolvimento das pessoas.

Cada grupo possui pessoas com diferentes conhecimentos e habilidades para trabalhar juntas e dotar a equipe de autossuficiência para realizar completamente o trabalho, ampliando as habilidades de cada indivíduo e capacitando-os a tratar sobre todos os aspectos do trabalho a ser desenvolvido.

ETAPAS DO PROCESSO E DIVISÃO DAS TAREFAS E EQUIPES

O processo é um conjunto de atividades com uma ordenação especifica que resulta em um produto ou serviço especifico para satisfazer as necessidades e expectativas do cliente ou mercado. Cada unidade organizacional é uma etapa no desenvolvimento do produto, a focalização e a sequência de processos facilitam o trabalho de seu início até o fm.

Todas as principais tarefas, similares ou não, relacionadas com um produto ou serviço são reunidos e alocados em um departamento específico, no sentido de coordenar as atividades requeridas para cada tipo de resultado, a estrutura divisional por produto, ou serviço. As funções relacionadas a um determinado produto ou serviço, dentro de um grau de responsabilidade para cada administrador. Este formato é adequado para ambientes instáveis e mutáveis pois induz a cooperação e coordenação entre especialistas, e aos que realizam atividades e tarefas diversas, gerando um melhor desempenho do produto ou serviço.

ETAPA 1: EQUIPE CADASTRO

1.1- Recebimento das inscrições dos editais (online e impressão).

1.2- Criar planilha de controle com anotação do número de protocolo interno.

Os cadastros inabilitados com seus devidos pareceres deverão ser encaminhados ao Arquivo Morto e não serão homologados.
Enviar planilha por ordem numérica ou alfabética (definir) com suas numerações de homologação para publicação em D.O.

ETAPA 2: EQUIPE RECEBIMENTO.

2.1- Recebimento das inscrições dos editais Online e imprimir as propostas enviadas para a equipe de habilitação.

2,2- Recebimento da inscrição física e digitalizar para arquivo virtual.

2.3- Criar planilha de controle de toda documentação enviada para equipe de habilitação.

2.4- Anotar o número de protocolo interno dado pela equipe de habilitação.

2.5- Disponibilizar planilha de controle na aba Aquisição do TRELLO com data de atualização e funcionário que realizou a atualização.

ETAPA 3: REGISTRO

3.1- Colocar numeração de protocolo conforme Manual Arquivístico criado para acomodar nas estantes correspondentes a sua proposta.

Responder via e-mail para o proponente que seu cadastro foi enviado com sucesso, informando o número de protocolo para acompanhamento.

Encaminhar processo para a Comissão de Habilitação.

ETAPA 4: DISTRIBUILÇAO

4.1- Checagem dos documentos solicitados nos editais.

4.2- Verificar proposta dentro do programa DATAPREV.

4.3- Verificar Homologação publicada em D.0. Municipal e incluir no processo.

4.4- Publicar lista de propostas com documentação habilitada.

ETAPA 5: DESTINAÇÃO

5.1- Encaminhar os processos inabilitados, com seus devidos pareceres, ao Arquivo Morto.

5.2- Armazenar os processos habilitados no Arquivo Intermediário e disponibilizando-os de forma digital para a Comissão de Julgamento.

ETAPA 6: EQUIPE COMISSÃO JULGADORA

6.1- Desenvolver metodologia para conectar, distribuir as propostas para avaliação e realizar reuniões presenciais e virtuais com as pessoas da SEMCULT, FENIG, RUARAL E IFRJ.

6.2- Desenvolver planilha com listagem por ordem de classificação.

6.3- Enviar planilha por ordem de classificação para publicação em D.O.

6.4- Responder Impugnações, caso haja necessidade, e publicar os resultados das solicitações?

6.5- Encaminhar, após o prazo dos recursos, os processos vencedores para equipe de montagem de processo, para pagamento.

ETAPA 7: EQUIPE MONTAGEM PROCESSO PARA PAGAMENTO

7.1- Reunir Lei, Regulamentação, Decretos, ND, homologação, parecer com resultados e biografia da Comissão Julgadora

7.2- Abrir processo administrativo e encaminhar para Secretaria de Controle Interno para conferência, pronunciamento e envio para a tesouraria para pagamento.

ETAPA 8: EQUIPE RELATÓRIO FINAL DE GESTÃO Onde queremos chegar

8.1- Reunir dados bancários.

8.2- Informações do Plano de Ação.

8.3- Explicar parâmetros utilizados para definir valores das metas e metodologia utilizada na definição, bem como o ato oficial da definição orçamentária.

8.4- Contrapartida municipal.

8.5- Resultados alcançados: Edital de Chamamento Público: PRÊMIO CORDELISTA JOTA RODRIGUES.

8.6- Resultados alcançados: Edital de Chamamento Público: FOMENTO INTERNET.

8.7- Resultados alcançados: Edital de Chamamento Público: FOMENTO E AQUISIÇÃO.

8.8- Resultados alcançados: Edital de Chamamento Público: SUBSÍDIOS ESPAÇOS CULTURAIS.

8.9- Instrumentos relativos à hipótese prevista no inciso III do caput do art. 2º da LEI Nº 14.017, de 2020 (Editais.)

8.10- Endereço eletrônico disponibilizado para dar ampla publicidade às atividades transmitidas pela internet ou disponibilizadas por meio de redes sociais e outras plataformas digitais.

8.11- Assinatura do convenente.

ETAPA 9 REALIZAÇÃO DE PUBLICAÇÃO(LIVRO) DE TODA A CONSTRUÇÃO E PROCESSOS

MARCUS MONTEIRO

AUGUSTO, ROGÉRIO, PEREGRINO, BION, LUIZA E STÊNIO

DÉBORA, FERNANDA, ARIANA, ROBERTA, SÍLVIA, EMÍLIA, DHILAINE, ALISSON, JORGE FERNANDO, VINICIUS, STEFANI, KARINA E MARIANA, JULIA LUZ, EMILIA ROSA,

MANTER EM NOSSO RADAR:

Parâmetros que respeitem e se adaptem ao ambiente político e social dentro do cenário geográfico em que estamos inseridos em direta conexão com o formato da estrutura organizacional

A capacidade de gerar na população grau de satisfação. Competitividade dentro das políticas culturais do Brasil, Rio de Janeiro e especialmente da Baixada Fluminense, com análise das ações de outras secretarias e atenção ao posicionamento de nossa imagem institucional.

“Sucesso é a busca pela perfeita coordenação e integração do conjunto de ações de seus administradores por meio de planejamento adequado e plano operacional, tático e estratégico, bem realizado.”